Процедура подання скарг відповідно до §8, абз. 2 LkSG (Закон про захист персональних даних)
I. Встановлення та призначення процедури подання скарг
Компанія Miele встановила відповідну процедуру подання скарг згідно з розділом 8 Закону про захист персональних даних (LkSG). Процедура подання скарг дозволяє громадянам вказувати на ризики для прав людини та довкілля, а також на порушення прав людини або екологічних зобов’язань, які виникли в результаті економічних дій компанії в її сфері діяльності або дій прямого постачальника або компанії-посередника.
II. Відповідальність і доступність
Процедура подання скарг знаходиться під контролем стороннього уповноваженого з прав людини (омбудсмена), з яким можна зв’язатися за наступною адресою:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Тел.: +49 521 557 333 0/моб.: +49 151 58230321
Ел. адреса: ombudsmann@thielvonherff.de
Платформа для подання скарг: www.report-tvh.com
Головна сторінка: www.thielvonherff.de
Уповноважений з прав людини діє як незалежний і самостійний юрист. Він є неупередженим і не підпорядковується жодним вказівкам компанії щодо розгляду справи по суті. Уповноважений з прав людини зобов’язаний зберігати таємницю. За бажанням подавача скарги він повинен зберігати анонімність отриманих даних.
III. Процедура подання скарги
Уповноважений з прав людини отримує скаргу і, за необхідності, обговорює факти скарги з подавачем. У будь-якому випадку подавач отримує підтвердження про отримання скарги.
Уповноважений перевіряє, чи не має місця порушення обов’язків у розумінні Закону LkSG або порушення інших законів чи внутрішніх правил. За наявності достатніх ознак такого порушення він передає надані йому факти в прийнятній формі до компанії для розслідування, яким безпосередньо займається відділ контролю дотримання правил. Уповноважений не проводить розслідування самостійно, щоб не порушувати свою нейтральну позицію.
Компанія повинна відреагувати на скаргу відповідно до закону та внутрішніх правил і з урахуванням інтересів усіх залучених сторін. Розслідування має проводитися швидко та без значних перерв.
До осіб, яких зачіпає розслідування, слід ставитися справедливо та з повагою. На всіх таких осіб поширюється презумпція невинуватості. Має бути забезпечено право кожної особи висловити свою позицію. З цієї причини особи, на яких посилається подавач скарги, щонайшвидше інформуються про отриману скаргу та про їхні права на отримання даних та вжиття коригувальних заходів. Однак у разі серйозного ризику того, що таке повідомлення поставить під загрозу розслідування суті скарги, повідомлення може бути відкладено до завершення розслідування або доти, доки ризик не припиниться.
Компанія здійснює правову оцінку розслідуваних фактів та визначає відповідні заходи щодо усунення порушень та запобігання неналежному веденню бізнесу; для цього компанія може звернутися до юриста. Ці заходи можуть включати, наприклад, відповідні цивільні позови або залучення органів влади. Навіть якщо в конкретному випадку порушень не виявлено, можуть бути доцільними пропозиції щодо змін робочих і бізнес-процесів, а також організаційних правил і правил поведінки.
Подавач скарги може в будь-який момент отримати від Омбудсмена повідомлення про стан розгляду скарги. Через три місяці після отримання скарги подавач отримує відповідь щодо подальших дії за результатами розгляду скарги. Після завершення розгляду скарги Омбудсмен інформує подавача про результати розгляду в межах, дозволених законом.
IV. Захист подавача скарги
Подавач скарги, як правило, захищений від дисциплінарних заходів або дій, які можуть вплинути на його права. Неприпустимі будь-які дії у відповідь на подачу скарги. Якщо є будь-які ознаки дій у відповідь щодо подавача скарга, необхідно негайно звернутися до Омбудсмена.
Якщо Омбудсмен запевнив подавача скарги у конфіденційності його даних, він не розкриває його ім’я компанії або третім особам без його згоди. Якщо Омбудсмена допитують як свідка в рамках кримінального, цивільного чи іншого судочинства, він розкриває ім’я подавача скарги тільки у разі отримання письмового дозволу на таке розкриття як від подавача скарги, так і від компанії.
Інтерес подавача скарги у збереженні своєї анонімності протиставляється інтересам осіб, яких зачіпає надана інформація через її розкриття. З цієї причини навмисне зловживання Процедурою подання скарги відповідно до §8, абзац 2 LkSG, стор. 3 (можливість подання скарг) не допускається. Під час першого спілкування Омбудсмен повинен звернути увагу подавача скарги на те, що в разі навмисного зловживання процедурою подання скарги його ім'я може бути розкрито компанії.
V. Захист даних
Омбудсмен дотримується законодавчих вимог щодо зберігання даних та положень законодавства про захист даних. Запитувані персональні дані обмежуються інформацією про особу і посаду та контактною інформацією подавача скарги, а також осіб, яких вона зачіпає, а також іншими персональними даними, які безумовно необхідні для розгляду скарги. Крім того, зберігаються лише повідомлені факти, відомості, отримані під час розгляду скарги, а також інформація про подальші заходи та аудиторські звіти.
Строк зберігання персональних даних, отриманих протягом розгляду скарги, становить два місяці після завершення розслідування. Цей період відповідним чином подовжується, якщо за завершенням розслідування слідує дисциплінарне чи судове провадження або інші суперечки, для вирішення яких потрібні зібрані дані.
Особа, відповідальна за захист даних, повинна регулярно перевіряти дотримання вимог щодо захисту даних під час розгляду скарги.
VI. Чинність процедури подання скарги
Процедура розгляду скарг переглядається один раз на рік та ситуативно — наприклад, якщо компанія передбачає суттєві зміни або збільшення ризиків у своїй сфері діяльності або у свого прямого постачальника, зокрема в результаті випуску нових продуктів, запуску нових проєктів або чи початку роботи у новій сфері діяльності.